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公關活動中的項目管理
時間:2013-06-17 來源:admin 點擊:182次

  俗話說,公關活動“創意也許可以是三流的但執行必須是一流的”。這說明一個公關活動的成敗關鍵取決于其在整個項目操作中的各項細節的管理把控,細節決定一切!那細節的把控都體現在那些方面呢?讓我們從三個方面進行了解:

  一、活動項目前期溝通

  任何一個活動項目前期溝通很重要,這就是說根據活動要求要把活動中的每一個信息點和相關的要求要準確無誤的傳遞給相關供應商,那一個活動項目都需要溝通些什么呢?

  一般來說活動項目前期分為禮儀管理溝通、攝影攝像管理溝通、主持人管理溝通、搭建/AV管理溝通、VIP管理溝通、演藝管理溝通、餐飲管理溝通、安保管理溝通、禮品管理溝通等等。

  上述這些細項中需要我們如何去與供應商進行溝通,都溝通那些內容呢? 如,禮儀管理的溝通,我們前期需要告知供應商篩選符合活動要求的禮儀(根據客戶要求從年齡、經驗、身高、身材、面容、皮膚、口齒這幾方面進行挑選)、提供符合活動調性的服飾、告知活動流程、細節內容、化妝、站姿等培訓。

  再如主持人管理溝通需要提前告知主持人活動的相關細節包括,活動背景、活動人數、活動嘉賓構成、活動環節、活動地點、活動時間、服裝要求等。

  通過上述項目中兩個項的溝通舉例,不難看出在活動中每項管理溝通要將具體的要求及細節告知給供應商只有這樣才能保證一個活動的順利進行。

  二、執行文案的撰寫

  所謂的執行文案就是活動中需要的執行手冊,它是一個活動能溝通順利進行的有力保證,將活動項目所涉及各個崗位的職責及時間安排都撰寫在執行手冊中有助于后期參加項目的人員能夠快速了解項目,明確分工及自己的崗位的要求。

  那執行手冊一般都包含那些內容呢?一般包含活動基本信息、整體活動流程安排、職責分工、AV流程控制表、物料清單、攝影攝像管理、禮儀管理等,在根據活動流程及安排將活動時間、工作內容、工作要求填寫到活動列表每個崗位職責中去,如下圖是一個攝影的流程管理安排表能夠清晰的看到攝影的時間安排、工作地點、拍攝內容及相關要求。

  我們以往做執行手冊過程中出現一個誤區,從常規執行手冊目錄上分析就是一個“已確認信息的匯總資料”,實際上對現場并沒有真正起到執行管理的作用。因此我提出了一個方法也可以算是一套標準,執行手冊究竟如何撰寫?除了應有的確認信息外,還需要將現場的分工內容以文字資料進行詳細的描述,這里給出一個方法,活動執行五要素方法論:時間、地點、做什么、怎么做、備注!如攝影攝像管理表中的內容一樣,禮儀管理、搭建管理、演藝管理、主持人管理等都可以將現場的執行內容提前以文字內容寫出來,這樣做的好處有幾點:

  ·保證執行效果、降低風險。在活動中各崗位按照活動執行手冊中的內容進行培訓,可以確保每項工作實施內容準確無誤,保障活動的順利進行,降低活動各環節出錯率。

  ·適合新人培訓。新人可以按照活動執行手冊中一個崗位職責規定直接進行操作,可降低對新人進行項目培訓的溝通成本。

  ·體現專業度,讓客戶對我們在執行層面的經驗更加放心。

  三、現場的執行管理

  由于活動現場的管理事務繁雜,如何控制好現場的各項工作,保證活動順利進行,這就要求活動的管理者在事前項目溝通以及執行文案的撰寫上要準備充分,即要將項目所有的細節及要求與各類供應商談清,還有要把崗位分分清楚以及各崗職責及要求寫細,最后在現場由活動管理者統一管理各方面負責人,協調和控制整個現場工作,那在活動現場活動管理者具體負責哪些工作呢?

  一般在活動的現場活動管理人員主要工作在于:監督和控制各種崗位人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響視頻是否已經安裝和調試完畢,為領導嘉賓準備的水、胸花等是否齊備,演職人員及主持人是否到齊,媒體記者是否已安排妥當等;負責各崗位之間的信息溝通及確認。參與活動的各個方面都需要互相配合,各崗位人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求;負責解決各崗位體提出的各種要求和出現的各種問題;及時了解各崗位工作進展情況等。

  可以看出現場的執行管理階段是體現一場活動成功與否的重要階段,所以活動中的管理者在各個事項上需要做到的事無巨細,這樣才能保證活動順利的項目,并得到一場效果非常好的活動。

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